MS SharePoint: cos’è, a cosa serve e come funziona la piattaforma di Microsoft 365

Microsoft SharePoint è una delle soluzioni più utilizzate al mondo per la gestione documentale e la collaborazione aziendale. Si tratta di un software disponibile all’interno della suite Microsoft 365, progettato per creare spazi di lavoro condivisi, organizzare informazioni e favorire la comunicazione tra team e reparti.
Negli ultimi anni, la piattaforma si è evoluta profondamente, diventando uno strumento centrale per digitalizzare processi interni, archiviare documenti e costruire intranet moderne e personalizzate.

Se stai cercando di capire a cosa serve SharePoint, come funziona e perché è considerato un pilastro delle soluzioni cloud di Microsoft, questa guida raccoglie tutto ciò che devi sapere.

Cos’è Microsoft SharePoint (o MS SharePoint)

SharePoint è una piattaforma collaborativa sviluppata da Microsoft che consente di creare siti web aziendali, archiviare documenti, gestire processi interni e condividere informazioni in modo semplice e sicuro.
È disponibile sia:

• come parte di Microsoft 365 (SharePoint Online) – la versione cloud più utilizzata
  
  

• come software installabile in locale (SharePoint Server) – dedicato alle aziende che necessitano di infrastrutture on-premise
  
  

L’integrazione con Microsoft 365 permette di utilizzare SharePoint insieme a Teams, OneDrive, Outlook e Word, trasformandolo in un vero e proprio hub centrale per la produttività aziendale.

SharePoint esiste anche in italiano e può essere configurato completamente nella nostra lingua, incluse interfacce, menu, flussi di lavoro e impostazioni di sicurezza.

A cosa serve SharePoint: le funzioni principali

SharePoint nasce per offrire alle organizzazioni una piattaforma flessibile che consenta di:

1. Gestire documenti e archiviazione

SharePoint permette di archiviare documenti in librerie dedicate, impostare versioni, tracciare modifiche, controllare permessi di accesso e organizzare file tramite cartelle o metadati.
È ideale per sostituire repository non organizzati come cartelle di rete, archivi locali o allegati via email.

2. Semplificare la collaborazione tra team

Gli utenti possono lavorare contemporaneamente su uno stesso documento, lasciare commenti, assegnare task o ricevere notifiche automatiche quando un file viene aggiornato.
La collaborazione è in tempo reale grazie all’integrazione con Word, Excel, PowerPoint e Teams.

3. Creare intranet aziendali

Molte aziende utilizzano SharePoint come piattaforma per costruire intranet personalizzate, dove:

• condividere comunicazioni interne

• raccogliere documenti ufficiali

• gestire procedure

• centralizzare strumenti e risorse
  
  

4. Automatizzare processi interni

Attraverso Power Automate, SharePoint consente di creare workflow automatizzati come:

• richiesta ferie

• approvazione di documenti

• gestione ticket

• notifiche interne
  
  

5. Migliorare la sicurezza e la governance

Ogni contenuto può essere protetto tramite permessi granulari, autenticazione Microsoft, controlli sugli accessi e conformità GDPR.
Per questo è scelto da aziende di ogni dimensione.

Come funziona SharePoint nella pratica

SharePoint funziona attraverso la creazione di siti e raccolte. Una volta attivato l’ambiente, gli utenti possono:

• creare siti di team o comunicazione

• caricare file e organizzarli in librerie documenti

• gestire permessi di lettura, modifica o condivisione

• aggiungere pagine informative, calendari, elenchi e applicazioni

• integrare moduli, web part e automazioni

• collaborare in tempo reale

• sincronizzare file con il computer tramite OneDrive
  
  

Il tutto tramite un’interfaccia disponibile interamente in italiano e progettata per essere intuitiva anche per chi non ha competenze tecniche.

Differenze tra SharePoint Online e SharePoint Server

Microsoft offre due versioni principali di SharePoint, ciascuna con caratteristiche pensate per specifiche esigenze aziendali.

• SharePoint Online, incluso in Microsoft 365, è una soluzione basata su cloud, sempre aggiornata e accessibile da qualsiasi dispositivo.

• SharePoint Server, installato nei server aziendali, offre una maggiore personalizzazione e un controllo totale sulla gestione dei dati.

A seconda delle necessità aziendali, SharePoint Online è la scelta ideale per chi cerca un sistema scalabile e sempre aggiornato, mentre SharePoint Server si rivolge a chi necessita di maggiore controllo e personalizzazione dell’infrastruttura IT.

Tra le versioni disponibili di SharePoint Online, si trovano:

• Plan 1, per chi ha bisogno delle funzionalità base di gestione documentale e collaborazione.

• Plan 2, che include strumenti avanzati per l’automazione e la protezione dei dati.

• Enterprise, pensato per le grandi aziende che necessitano di massima sicurezza e personalizzazione.

Integrazioni con altri strumenti Microsoft

Uno dei maggiori punti di forza di SharePoint è la sua perfetta integrazione con altri strumenti Microsoft, che ne amplifica le potenzialità:

• Microsoft Teams, per la gestione collaborativa dei documenti all’interno di un ambiente di comunicazione aziendale.

• OneDrive, per sincronizzare file e accedervi ovunque in sicurezza.

• Power Automate, per la creazione di flussi di lavoro automatizzati che semplificano le attività ripetitive.

• Power BI, per l’analisi dei dati aziendali e la creazione di dashboard interattive.

• Microsoft Viva, per centralizzare comunicazioni, contenuti e dati all’interno di un’unica piattaforma di digital workplace.

Quali aziende utilizzano SharePoint?

SharePoint è adottato da aziende di ogni settore per migliorare la produttività e l’organizzazione interna. Alcuni esempi di utilizzo includono:

• Sanità, per la gestione digitale delle cartelle cliniche e la condivisione di dati tra reparti.

• Finanza, per la centralizzazione di documenti e la conformità alle normative di sicurezza.

• Pubblica amministrazione, per la digitalizzazione della documentazione e l’ottimizzazione dei processi burocratici.

• Istruzione, per la condivisione di materiali didattici e la gestione delle risorse accademiche.

Vantaggi dell’utilizzo di SharePoint in azienda

SharePoint offre alle aziende un ambiente centrale in cui organizzare documenti, informazioni e comunicazioni interne. La piattaforma garantisce sicurezza e conformità, permette l’accesso da remoto e rende i processi quotidiani più rapidi grazie alla collaborazione in tempo reale. Riduce i silos informativi, migliora il lavoro di squadra e si adatta facilmente alla crescita dell’organizzazione grazie alla sua natura scalabile.

Microsoft SharePoint è una soluzione completa e scalabile che offre strumenti avanzati per la gestione documentale e la collaborazione aziendale. Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, SharePoint aiuta a ottimizzare il lavoro in team, automatizzare i processi e migliorare la sicurezza dei dati.

Scopri le diverse versioni disponibili visitando la nostra pagina dedicata a Microsoft SharePoint.